外贸开发信怎么写?手把手教你写高回复率开发信

如何写好外贸开发信,思维很重要!

外贸开发信怎么写?手把手教你写高回复率开发信
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    外贸开发信怎么写?

    外贸开发信是每一个外贸人必备的专业技能,但有人写的开发信无人问津,有人就能写出高回复率的开发信,这里面有哪些技巧呢?今天我们就从标题到内容来一一拆解。

    首先,外贸开发信成功的第一步就是拥有优秀的标题;其次,一封吸引客户的外贸开发信,内容必定是简洁扼要、语法正确、表达清晰的,尽可能少用主动语态、避免重复词语、正式商业化的口吻,行文流畅精简,重点明确。

    一封成功的外贸开发信=15%标题+85%内容

    在日常实践中,有些业务员很喜欢写问候类的标题,例如写Hello、Moring等。这类开放性的标题,客户一般都不怎么感兴趣。首先给人的感觉就是不知道你在说什么,没有什么暗示,没什么内容,没办法让客户了解你这个邮件的目的是什么。所以,他自然也不会浪费时间去看你的邮件。

    有些业务员喜欢在标题中只写自己公司名字,或者写些希望合作这类泛泛的标题,这也是不可取的,买家不一定知道你的公司名字,反而有时一看就以为是推销邮件,从而直接拉入垃圾箱。所以,邮件的正文写得再好,遇上此类标题,都容易遭到退信。

    一、怎样让标题更有吸引力?

    1、简洁通俗,必要时有名有姓;
    2、以产品或者个人亮点为题;
    3、避免人云亦云,通过新颖的措辞或创意吸引客户注意力,激发其好奇心;
    4、切中客户的实际和需求;
    5、具有一定或者相当足够的煽动性。

    根据3秒原则,你的标题要在3秒内让抓取客户的注意力。最好是十个字内,最长不超过20个字。

    以客户最关心的产品为标题,能促动他们的利益,在标题写上竞争者,优秀供应商等作为创新的亮点,展示供应商的自信,因为供应商明白自己就是来竞争的,也不必遮掩。其实这样拟标题,不仅是供应商的经营策略,也是站在客户的立场想问题,能直中目标客户的实际情况和需求。

    除此之外,不同国家的客户对不同标题类型的好感不同。因此,在取标题时,可以因不同国家的客户喜好而异。对于欧洲的客户,一般会取比较简单的标题,如直接用产品名字和公司名。例如:Patio Heater – Kim – Scientec。和欧洲的客户打交道下来,你会发现他们还是比较直接的。至于印度的客户,我们可以在标题加促销、降价、最低价等字眼,因为他们大多数都喜欢买便宜货。

    夺眼球的标题有了,那么内容又该怎样写呢?首先我们要掌握写开发信的思维。

    二、写外贸开发信该有怎样的思维?

    外贸开发信的目的是什么?

    这一点很重要,在写之前,一定要问问自己。一般我们的大目的是建立同客户的联系,小目标是让客户回复。为了达到这个目标,我们一定要考虑清楚三个问题:

    1、客户最关注的价值是什么?说到什么会立马引起客户的浓厚兴趣?
    2、你能给客户提供的利益是什么?客户为何一定要跟你做生意?
    3、你希望客户下一步怎么进展?比如给你发个询盘,提供一下他的具体需求……

    外贸开发信的种类很多:介绍性的开发信,展会邀请开发信,新品发布开发信,节日生日灾难问候开发信,库存处理开发信,新工艺介绍开发信,折扣促销开发信……但我们一般发的比较多的都是介绍性的外贸开发信。所以我们重点来看看介绍性的外贸开发信。

    介绍性的外贸开发信是向prospect潜在客户介绍你公司或产品的开发信,一般为首次发送。在客户收到你的邮件的3秒内决定是否打开邮件。现在信息过载,而注意力稀缺,你的开发信会同很多繁杂的事务,包括其他业务员的开发信一起竞争客户的注意力。要得到客户的关注,你的信必须要出色,特别,专业,同客户有很大的关系。

    在阅读正文的5秒内,你仍然需要紧紧抓住客户的注意力。现在是注意力碎片化的时代,我们的注意力保持时间越来越短。开发信越长越难抓住客户注意力,只会让他们失去兴趣。

    你的外贸开发信要具备以下特点:
    1、具有很大的商业价值
    2、能给客户公司带来很好的可见的利益
    3、仅仅你的目标读者才能负责
    4、同客户公司紧密相连
    5、可信
    6、专业

    外贸开发信整个构架要符合AIDA原则:

    Attention (我想要继续读下去)
    Interest (与我有何干系,有何利益)
    Desire (对我有潜在利益和好处,我要抓住这个机会)
    Action( 我要回复,询问,订购)

    尽量使用短句,更加有力,易读。整封信阅读下来不要超过30秒,最好不要超过20秒。 所以最好在二三百字内。一般而言,有个三段就OK了,如果你能保持简短的话,稍长也可以,最好不要超过四五段。

    所以外贸开发信一个比较好的结构:

    1、标题:10-20字内,抓住要领获得客户注意力
    2、Rapport: Dear Mr……
    3、可信的利益陈述:你必须建立你的可信度,解释客户为何同你关联,你能给他带来什么好处,你的相关能力何在?你给他的提议是什么?要高度概述的同时,保持力度。需要较好的语言功底。
    4、特别陈述:你公司有何特别之处,最好“只能”同你们合作。
    5、特别的offer: 这个往往是给客户一个强烈回复的动机。
    6、提请行动:接下来希望客户如何行动,给一个提请行动的祈使句,或者一个问句,请客户回答。
    7、PS:有时PS非常管用,算是对开发信的一句话总结,并继续敦促客户采取行动。

    3和4是开发信的核心所在,6处理好结尾对于回复率有很大的影响。我们一定要花时间想清楚,你能给对方带来什么好处,并简明扼要地讲出来。最后,你希望客户怎么做,要明确地讲出来。一些if you have any interest,这种常见的结尾是没有力度的。不如,Please send us your enquiry with your specific needs. 或者,What materials(models) you are selling now?

    写外贸开发信一些注意事项:

    1. 简洁:少即是多。你的外贸开发信的目的与其说是让客户订购,倒不如定在让客户回复。你一次不可能让客户解释所有的东西,不如就让他回复你,就是胜利。
    2. Proposition(提议)要写得很独特和简单。太复杂会把客户搞晕掉。
    3. 开发信的格式要整齐,用句要短,读起来轻松容易。
    4. “you attitude”, “benefits”, “positive”, “conversational”等原则要把握好,具体参见其他贴子。
    5. 要可信。
    6. 保持新意,如果确实产品同别人一样,就挖掘一点对于客户价值不一样的视角。
    7. 根据联系人的职位揣测对方的兴趣点。比如小企业主会关心是否能帮他赚钱,而专门的采购经理则更关注省钱,这样才能凸显他的贡献。

    很多业务员会说,道理都懂,但是到自己写的时候,就啥也不知道了。这里分享1个模板,供大家参考。

    Re: New Energy Saving Iron( 或者其他)
    Dear Smith,

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    Best regards,
    XXX

    一般简短的开发信三段就够了,第一段,我能给你带来什么好处,你为何要看这封开发信第二段,你为什么要相信我?第三段,接下来咱们怎么进展。

    文字是为思想主题服务的。所以这三个问题,我们一定得要想清楚,然后用最简洁有力的语言把他说出来,你的外贸开发信就有力度了。否则,没有内涵,再美的语言都是浮华不实的句子堆砌。

    最后,希望大家在外贸开发信这件事上要持之以恒,平均一个客户要被触动8次才能成交,所以好不容易找到的一个客户,不要写一封信不回就放掉了,而是变着法子,换着花样定期联系。找到的客户,我们一定要做好管理与记录,一般1个月左右联系一两次,一般老名单里总能出来一些询盘。


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